企业术语管理

对于整个公司的术语工作,仅改善技术远远不足。常规工作流程以及术语组中的协调更为重要。协调时我们应该考虑什么内容?

涉及术语工作的流程时,首先想到事情是技术作家与译员必须达成一致。但就公司的源语言而言,首先想到的不是这两位专业人员,而是市场营销、开发、设计、产品管理以及销售部门中的人员。公司术语由这些人员定义。

术语工作的各个阶段:例如软件支持的提取、检查和管理,如管理术语库中的术语或文本的术语检查。但无法自动协调可以使用或不可使用的内容。每个人必须就为公司保留相关术语的内容达成一致。

 

无可应用到每家公司的协调流程。协调流程在很大程度上取决于彼此如何创建互连或独立地不同公司实体与生产线。如果普遍适用于公司的术语数量众多,则也必须相应地开发协调流程,并整合来自不同部门的代表。但如果公司的个体实体相互关系不大或毫无关系,来自不同部门的专家联合团队制订的协调流程毫无意义。

在交付第一个文档前,开发产品的时间跨度可给予参与流程的人员就相关术语开发新术语的空间,以标准化术语并进行调整。关于公司中协调流程的决定性因素仍然是公司可用于术语工作的资源。是否为负责此工作的人员提供术语工作所需的时间和方式,或以其他方式进行?应成为协调流程一部分的部门数量,或是否想要参与协调流程?部门领导是否参与多轮协调工作;如果是,则从时间和财务角度出发是否切合实际?

完全不考虑贵公司的单项重点,您始终需要一名专人负责术语,以及一名生病或节假日时处理整个公司的术语工作的代表。 如果没有负责术语项目的人员(即处理细节、协调并可作为联系点的人员),术语项目将混乱不堪。联系人应来自公司,因为外部人员通常没有决策支持和权威,也不甚了解内部处理流程,也无法“强制”术语组的个人成员达成协议。

此外,您需要一个适用于整个公司的术语准则。例如,术语数据库列表字段、已定义流程和已定义形成术语或使用连字符或使用定义的规则。该准则也可以分割为适用于不同目标团队的单独子文档,例如规则(适用于全部)或流程(仅适用于术语组)。如果出现可能重复,术语准则还需要与技术协作准则中的规则以及已存在的翻译准则保持一致。

何时推荐以及何时不推荐术语组? 协调流程中如果没有术语组,术语学家需要准备将要协调的术语。这表示,他已根据准则的规则标准化所有术语,并在批准前咨询专家。此流程非常耗费时间,因为术语责任人必须相继与每位专家讨论,才能做出合理的功能决策。协调流程中如果有术语组,术语专家会根据该准则准备需要协商的术语,并将其发送到小组以进行更多功能分析。如果术语组已浏览所有术语和意义,则会议会异常冗长。与会者免于澄清关于单独名称和术语开放观点的实际工作。因此,仅对术语组中的新术语或不明确的术语进行讨论。通过与专家事先标准化并讨论术语,术语组可以专注于全新或不明确的术语和意义。这可节省大量时间。

如果即使经过多次干预术语组仍不能达成一致,应提交至最终委员会。前提条件始终是应提前认真为术语组准备所需要协商的术语,从而使不可用的信息不会延误决策。将所有与会者汇聚到桌前的传统会议形式会为讨论提供理想的前提条件。不幸的是,这仅可在当今与会者各处一地的情况下实现,因为公司生产和管理位置去中心化。Web 会议是一种出色的备选。请务必使所有与会者将注意力集中在最重要的事项上,因为 Web 会议中没有任何眼神交流。

另一方面,电子邮件非常容易引起误解,因为论述通常不够准确。此外,作为讨论主持人,从来无法确保收件人是否不再回复电子邮件,因为他同意讨论的当前状态,或因为他根本没有讨论兴趣。在很多情况下,收件人非常容易“忘记”或参与的收件人人数过多。

凭借充足的访问权限,可直接在术语管理系统中进行协调。但为计划特定于公司的流程,非常有必要自由定义数据类型和选择字段。首先,必须在系统中记录决策及决策原因。表明协调流程中此语言状态的语言水平字段适用于此目的。例如,用德语表示此术语“新”的术语是否仍为“仍需定义”或已是“已批准”?或是否为当前“在术语组中”以进行咨询?

为决策者记录字段中的术语,例如您可将此字段命名为“遵循”或“功能正常”。此外,非常有必要保留“功能区域”、“部门”、“产品组”或“生产线”等类别,因为如果出现问题,这会明确协调流程中的责任。

用户可以使用所谓的复杂过滤器,以按照仍为“新”(适用于术语学家)的所有字段进行搜索,或在特定区域的“仍需定义”(适用于术语组)上进行搜索。这将生成一个仍需要就是否允许或禁止术语进行协商的术语列表。

检查术语工作的先决条件以及参与的决策者:公司内部的协调流程始终视公司具体情况而定。因此,请抽时间评估贵公司的先决条件,以及哪些决策者需要因此而参与协调流程。贵公司可能现在似乎可以为公司的不同实体设置单独的协调流程和术语组。 请勿计划没有资源的术语项目:重要的是您不仅无需启动任何项目,而且也无需考虑时间及其对术语责任人的意义。术语项目协调、术语收集、标准化、准备和指导术语组将耗费大量时间。

倾听并回应小组参与者:如果您留意到系统中普遍接受协调,但有些人员在这方面遇到困难,请在开始时并亲自抽时间给予帮助。请勿根据技术或协调方法,排除任何人员。如果术语组的第一选择是传统会议形式,但其他位置的代表无法参与其中,则需要在术语组会议前计划定期电话讨论会。

在开始时计划试点项目:请勿始终根据理论做出所有决策。通常,您可仅在实践中首次看到设计的协调流程是否有效。因此,从可管理的试点项目开始,并测试数据库结构及协调流程,然后再通知并培训部门。 系统地扩展数据库:您可以更好地限制此类小组;该类小组会随着实体或根据产品的扩展受到协调影响,并始终在术语组中为特定主题讨论术语。甚至在同事催促时:请避免尽快生成最佳内容。请注意遵守流程,以及术语数据库的质量。

术语通讯、检查工具、评论功能以及独立建议数据库有助于促进用户接受不断增长的数据库,并获得整个公司对术语工作的支持。