智能化内容实用简介

假设您是一家专为最新一代智能型手机供应电子元件的制造商。近几年来，业绩一直不错，而且公司里的每一个人为了跟得上需求，都非常努力工作。通过产品的创新，您一直都是客户的首选供货商。尽管交货周期越来越短，但您都能保证供应更多的元件。

然而现在出现了新挑战，客户需求变得更为复杂。事实上这些挑战越来越严峻，要面对这些挑战，您必须建立更多的合资企业。而这些合资企业有时要与重要客户联手，有时却直接与竞争对手联手。您以前创建了许多这样的合资企业。但您现在几乎所有的项目都需要联合供货商与客户，因为只靠一己之力是无法完成的。

这种情况所带来的问题显而易见：贵公司各个部门能否应对这种市场需求带来的挑战？对我们而言，这将演变成为在这个新环境中，公司应如何准备和交付其产品文档与服务文档的问题。上述场景并非臆造。许多读者会发现，该场景的全部或部分内容，与其担任技术联系人或文档经理的当前工作相关。不仅只有从事电子行业的人能够从这个场景看到自己的影子，有许多人早就知道，文档制作是此类项目中不可忽视的部分，而其运作过程并非总是尽如人意。

静态内容达到极限时

假设，我们的电子产品供货商在加入产品开发合资企业后才发现，单是文档修改就要耗费数十万欧元，而且要耗时数月才能完成。但他们需要做的只是将标准文本和图像更换为合资企业使用的语言和媒体。很明显地，其中一定有问题。

要满足此类要求应该不难。但是，我们供货商的文档已经使用多年，又采用了许多不同的桌面出版工具。文档制作小组已尽全力，根据没完没了的提升要求，交付高质量的出版物，但现在又要求他们处理与他们的文档全然不同的东西，于是以往他们工作方式的局限性显露无遗。不幸的是，这些局限性引起了高层管理人员的关注。

于是，我们勇往直前的电子产品供货商，为了简单的修改，需要耗费数月时间和投入大量金钱，还需费尽心思解释。事实上，更严重的问题是，除了采用文件格式的、供大量印刷的出版物之外，合资企业的合作伙伴实际上并无法使用该供货商所提供的文档内容。在合资企业中，每个合作伙伴都需要提供一定的信息内容，并整合成为一个有连贯性的新产品文档。合资企业的最终目标，是提供动态的信息维护服务，以便客户能够将其整合在支持平台中，进而提供给客户使用。合资企业需求的内容与我们的供货商能够提供的内容是完全不同的。

很明确的，我们的电子产品供货商将无法参与该合资企业。过去，该电子产品供货商公司完全可以藉由自己工程技术的优势，确保自身的地位。然而，在竞争极为激烈的市场环境中，由于工期紧张和利润空间有限，又不容许有任何闪失，市场参与者需要能够分类地、动态地、近乎完全自动化地完成自己的工作。这当然也包括文档内容的计划、创建、管理、更换和交付等。

智能化内容介绍

值得庆幸的是，我们不屈不挠的电子产品供货商所面临的问题已经有了解决的办法。简单来说，世界不断进步，之前制作文档所使用的老旧工具和技能已不足以满足需求。在全球化、一体化和不断发展的市场中，所有企业必须充分利用最先进的技术来运作，这一点毋庸置疑。

先进的技术之所以重要，是因为只有通过有效率的自动化技术，企业主才能有效缩短周期和降低成本，并满足不同客户的特殊需求。从这三个方面来说，能否适应每项新需求最为重要。在文档流程方面，我们的电子产品供货商发现其内容非常有局限性。正如我们的示例所强调的，我们的电子产品供货商真正需要做的是，让内容资产的处理在精确性和适应性方面达到其工程设计工作的水平。从根本上讲，文档流程要与其他业务保持同步，以适应全球化的、日益数字化的市场的需求。

这就是智能化内容切入的时机点。简单来说，智能化内容就是采用开放式标准所准备的内容，具有可携性和可处理性两大特点。所谓可携性，是指内容可以在组织和平台之间使用。例如，可携性内容可以在整个合资企业中共享，并可整合多个来源的内容，形成权威性的产品文件。所谓可处理性，是指可以使用支持多样活动的软件应用程序进行处理。对可处理的内容，可以通过各种方式进行分析、搜索、筛选、美化和再配置。兼具可携性和可处理性的智能化内容可满足目前常见的各种需求。

回到我们的示例，假设我们合资企业的客户计划发布一款为消费者提供支持的移动应用程序。在智能化内容的帮助下，我们的信息维护服务将能够动态地直接为此应用程序的用户传送量身定制的内容。而且，这种量身定制的内容可以持续调整，让使用者获得与其设备、位置甚至活动精确匹配的信息。很明显，在这种情况下，使用旧程序编写的、和采用旧格式制作的大批文档不会有太大帮助。

正因如此，智能化内容在过去的二十年中，已逐渐成为一系列文档制作工具和技术认可的标志。也就是说，智能化内容并非什么新鲜花哨的东西。智能化内容的文档处理其实就是采用对全球经济带来革命性发展的自动化和工程规范。因此，不应将智能化内容视为可有可无的选项。如果您的业务经营遍及全球，并且经营方式与所有企业并无分别，那么智能化内容绝对应成为您计划、创建、管理和交付文档服务的核心。

图片：智能化内容满足各种需求

智能化内容的组成

在此，我们应该非常明确的指出，所谓的开放式标准是智能化内容不可分割的一部分。从根本上讲，智能化内容利用可扩展标记语言，来确保内容资源在创建和维护时的完全可携性和高度可处理性。很明显，XML的功能远比其字面含义更加丰富。请记住，其实只是为我们提供了一种定义内容中所用标记的标准方法。并未告诉我们到底应该实施何种标记实践。

长期采用开放式标准处理内容流程的主要好处之一是，我们总结了许多关于如何聪明地使用XML的重要经验。其中一条经验就是，应当采用、实施、（必要时）调整现有的标记实践，尤其是那些获得广泛支持的实践。正因如此，关于智能化内容的讨论无一例外地会提到不同行业制定的工业XML标准。这些标准之所以重要，部分原因是它们反映了相关行业内普遍采用的、并经过验证的实践和数据命名约定。于是，这些标准中有些利用了超文本标记语言中较低级别的标记结构（例如段落和列表），因为这些结构对于创作者们已经非常熟悉，并得到不同软件的广泛支持。

智能化内容的特点之一是，用于组织的内容资源应用开放式标准，会尽可能考虑到支持和使用的方便性。再次强调，智能化内容并不是为了开发一种以XML为基准的、既新又复杂的标记语言，只供少数开发人员使用和支持。通过我们提供的示例可以看出，智能化内容实际是将公司的内容和相关文档制作流程集成到公司开展业务的一个主流程中。

智能化内容的目的是确保文档制作流程绝不会成为公司应对市场变化时的障碍。相反的，智能化内容帮助公司建立关系和把握机会。如果内容资源不具有完全可携性和高度可处理性，就无法实现这一点。

智能化内容的当前发展趋势

采用智能化内容作为指导原则（即便采用不同的名称）已成为一种发展趋势。这种趋势在所有行业中都可以看到。我们已经介绍了公司需要将内容流程集成到其核心业务活动结构中的主要理由之一。与此密切相关的另一个主要理由是，降低业务成本和减少每个业务流程延误而带来的竞争压力，以及为了做到这一点而不断提高的自动化水平。

其他因素也推动了智能化内容成为创新策略的一环。另外一个较常见的因素就是企业有效应对全球市场需求的压力。通过部署智能化内容工具和实践，可以尽可能降低内容全球化的成本。为满足这一需求，应有意识地开发智能化内容，以避免额外翻译增加的成本、冗余性和复杂性。同样的，通过对智能化内容进行设计，可以尽可能提高为每个市场的消费者提供的信息的可用性和有效性。在没有二级市场的环境中，智能化内容帮助公司采取积极的态势，抓住全球各地出现的机会。

在特定行业采用智能化内容，还有助于我们更好地了解发展趋势。在商用出版行业，电子书和移动设备作为主要交付渠道的出现，已经迫使出版商在拖延了多年后最终还是采用智能化内容。

通过智能化内容，出版商就可以在所有的不同平台上交付电子书，在成本与质量间也达到完美平衡。在制药、制造和航天等行业，通过部署智智能化内容，已经对所有内容资源建立了过程控制和全程责任制，以便为复杂系统和流程的设计、开发、部署和改进提供支持。政府环境中正在部署智能化内容来建立智能的监管框架，以降低医疗保健和财政等领域整个系统的成本，并提高整体效果。事实上很难找出未成功采用并实施智能化内容的行业。

智能化内容并非什么神秘的或未来主义的东西。智能化内容只是一种让内容资源具有可携性和可处理性的基本手法。智能化内容可以使公司高效并富有成效地集成自己的活动，并使其实现自动化。它实际上是一种将自动化和工程实践引入到内容制作业务的呼吁，目的是使文档制作流程在未来市场中发挥全面的并有建设性的作用。