构建及成功管理分布式团队

管理团队很难，管理分布在世界各地的团队更难。组建和管理具有凝聚力的全球信息开发团队，需要有合适的人员、适宜的系统以及正确的工具。如何使这些资源发挥综合效益？

信息开发面临的挑战

在组织中，信息开发团队经常面临一系列的挑战。其中包括：

因此，信息开发人员深度参与团队内部的工作，并在组织中表现出一致性，就更为重要了。

组建分布式团队

可通过多种方式组建分布式团队。首先，您可以通过兼并和收购获得团队成员。当您获得其他组织的团队成员时，花一些时间了解他们的经历以及他们管理流程的方式。

或者，您可以组建一个新团队。初创公司和成长型企业一般采用这种方式。对于新建立的团队，设定团队基调并确立统一标准特别重要。

最后，扩编和招聘是建立分布式团队的最常见方式。招聘时，候选人应该思维灵活且积极主动，因为这是分布式团队成员需要具备的重要素质。

管理全球团队面临的挑战

世界各地的分布式团队越来越多。现代企业遍布全球，我们都从应对全球化模式所面临挑战的解决方案中受益。

我们与他们

如果两支团队是合并而成的，大家往往陷入一种“我们与他们”的心态。当您在两个地方拥有较大规模的团队时，很容易忘记另一个地方的团队也是全球组织的一部分。考虑下面的建议，改变一下心态：

时区

时差是无法避免的不便。在这方面，要记住最重要的是做到公平。

标准的一致性

保持全球标准一致性并不容易。某个团队与其他项目团队之前的合作及相互交流，可能会影响他们如何确保团队标准。由于信息开发团队的文档工程师通常会参与多个项目，在从一个项目转换到另一个项目时，保持组织内部标准一致性，可以减少流程学习时间。

员工是最重要的资源

管理团队就是管理人员。全球团队的成败，在很大程度上取决于您是否了解团队成员、了解他们的工作方式，并帮助他们适应分布式团队模式。

了解每个个体

大致了解团队成员的生活和文化，可以帮助您了解他们与其他人的互动方式，以及他们的日常个人生活如何影响工作。有些文化比较阶层化，而其他文化却并非如此。了解他们与经理和同事的交流方式后，您可以通过更合适的方式，对他们进行引导。此外，您还可以更好地了解他们处理工作事务的方式，例如在会议上的表现。

了解团队成员过去的工作经历，可能有助于您洞察他们对您尝试实施新方法的抵触心理。这样，您就能采取更好的方式，向他们展示新的工作方法给团队成员带来的好处。每个人面对改变的反应不同。有些人相当开放，而其他人却比较勉强。在介绍改变带来的好处时，针对不同的成员，灵活调整您传达信息的方式。

与团队成员保持一致的最有用方法是进行频繁的一对一会议。这种经常性接触可确保团队成员即使身在远方也不会有被孤立的感觉。

亲自会见分布式团队的成员，尤其是在并购后的初期。如今，借助发达的科学技术，我们可以轻松与世界各地的人们沟通，但这些很难与面对面沟通相提并论。如果您可以经常会见世界各地的团队成员，效果会截然不同。此外，还可以举办为期数天的会议或培训，让尽可能多的团队成员聚集在一起。

在社交方面，可以提供“人名录”等信息，帮助团队成员将同事名字与面孔联系在一起，促进相互了解。分享爱好、最喜欢的书籍或生日等内容，有助于团队成员了解同事工作以外的生活，从而促进团队协作，减少因为工作地点的不同而产生的摩擦。此外，还可以在公司内网上开设社交专区，员工可以在这里聊天、发布自己最喜欢的食谱、推荐书籍、上传家庭照片等。

团队期望

让整个团队拥有相同的期望至关重要。厚此薄彼会伤害整个团队。即使某个业务区域的团队地位更高，也要以相同的期望引导他们，以表示对他们的尊重和信任。

公正对待每位成员，但不要一刀切。根据每个人的发展需要，提供相应的支持。请记住，适合某个成员的指导，可能对其他团队成员不起作用。建议您根据每个团队成员的个性，灵活改变您提供的反馈、指导及支持。

如果您认为团队成员的工作量过重，可以在必要时延迟项目交期。技术文档工程师往往会承受开发人员施加的压力。作为管理人员，您有责任告诉团队成员可以说“不，我不要把它放在文档里，原因是……”，或者“我明天之前完成不了，但我可以在周二前做完”。

在我供职的公司，我们用工作阶梯来明确定义对各个职级成员的期望。这也会让所有成员明白，如果他们想进入到更高级别，需要具备什么技能。工作阶梯包括职务专业知识、专业技术知识、产品知识、可用性、质量、沟通、团队合作和领导能力等主要领域。这样的工作阶梯引领了两条路径：迈向管理层，并提高自我价值。明确提出团队期待会减少团队成员之间的竞争，并鼓励人们根据工作阶梯完善自己的技能，而不是画地自限。 与全球经理每周召开管理会议，确保所有人达成共同的期望。

评估并调整流程和工具

所有团队成员都应使用相同的标准。如果两个团队通过并购组成一个整体，并且不同团队处理不同的事务时可能在这方面出现问题。在制定行动方案时，考虑如何善用两边的资源，而不是仅认定您喜欢的方式是最好的选择。这不仅显示出您对所有团队成员的尊重，还表明您致力于创造真正的全球性集团。除了知识共享，还应确保您的团队负责人分布平均，而不是全部来自一个地方。

通过全球团队培训，全体成员可以了解团队可能采用的特定工具或流程。让所有团队成员接受这些培训，可以加强知识分享与交流。考虑在团队季度会议上进行“展示和说明”对话，团队成员可以谈论他们的项目或最近的成就。这可能为其他人正在进行的项目带来灵感。

考虑在各业务地点成立领导小组。如果您不得不同时处理许多不同的项目，而人手又不够，您可能会不知所措并且与团队失去联系。此时，小组组长就能发挥作用了。定期召开会议，让小组组长向您报告各个小组的感受或需要处理的工作。推出新的举措时，您也可以争取小组组长的帮助。领导小组可定期举行会议、交换意见、相互支持、保持一致性，并鼓励整个团队。

根据不同的兴趣和需求成立小团队，也可以加强知识分享。例如，我们拥有一个工具团队和一个视频团队。大家可以加入他们喜欢的团队。所有团队都拥有来自所有地点的成员 - 这是让不同地点的人员一起工作、彼此了解并共享信息的另一个机会。

与项目团队合作

让员工彼此了解的最佳途径是让不同地点的员工合作完成项目。这种方法并不总是可行或可取，但如有可能，可以增强团队凝聚力。此外，必须让主管和资深团队成员遍布全球各地。即使您在某一个地点的团队能力更强或资质较深，也要尝试依照不同职能，鼓励和提升每个地点的管理人员。

交流

交流是全球团队不可或缺的一环。信息太多没有坏处。频繁的一对一会议及小组会议，对保持信息流动至关重要。利用各种聊天工具、电话会议以及视频会议，确保所有人步调一致。特别是视频会议，实时图像让团队更紧密。

电子邮件是最不推荐的沟通方式。它虽然也有自己的作用，但不具备其他交流类型的实时性。此外，在交流亲密度上，也不如即时通讯或电话沟通。

无论您与全球团队使用什么方式交流，都要注重合作及对话。最好的团队会共同推动团队的发展。我们作为管理者，应当提供指导、支持和鼓励。请记住，如果您能做到人文关怀，其余的将水到渠成。