航空业与移动文档

TUIfly 的移动文档意义重大。这家航空公司特地请人为其航空机组开发了一款应用程序，这款应用程序可替代印刷版使用说明书。乘务人员可以通过这款应用程序访问所有与特定机型及其装备相匹配的信息。其背后的一个重要前提是：成熟的数据安排。

如果考察民用航空领域中的文档编制流程，并将其与机器和设备制造业的流程进行对比，就会发现，航空领域不但“用户文档”量庞大，其流程和内容也必须满足监管要求，并且，很多情况下都需要经过航空管理当局的批准。

航空领域的文档内容需定期更新。因此需要经常向航空公司员工发放最新版手册，更新频率常常以周计算。由于信息量庞大，需以增量更新的形式发布变更内容，即其中只包含不同于旧版文档的变更内容。 这款应用程序特别为在驾驶舱或客舱中工作的全体员工设计，不拘泥于技术和概念的限制，只是取决于需以电子方式发布哪些内容。

此外，航空公司的特别之处还在于，用户分布在多个地点，当他们因执行飞行任务而不在主机场时，可能正好需要更新内容。移动文档要求首先具备必要基础设施，保证无论用户在哪里，都能方便其接收最新信息。 一家航空公司往往需要拟定若干专用使用说明书，其中有些使用说明书的全部或部分内容需要经过审批。另外，所有机组成员都必须有权访问飞机制造商的使用说明书。 我们在 TUIfly 看到了包含各种使用说明书类型和格式的混合文档。使用说明书都是 XML 文档，而飞机制造商波音公司的文档是 PDF 格式。不过，目前波音所提供的新机型使用说明书为 XML 文档。

挑战在于，如何将所有结构和格式汇总为一个和谐整体，进而可以统一使用和处理该等信息——而且这个整体与信息编订者和格式无关。在人们推进无纸化文档编制的过程中，还应完整而正确地进行随之而来的模式转变。电子发布不仅是使用说明书的数字化传播，也意味着提供全新的信息使用方式。

插图 1：首页显示用户可以使用哪些出版物。 来源：Torsten Machert

过去，各公司总是提供各种使用说明书的印刷版本。仅就使用具有活页功能的工具而言，其过程往往意味着极高的生产成本和物流成本，而且必须在很短时间内对使用说明书进行更新、生产，并提供给员工使用。员工还必须将变更后的页面和段落归入旧版使用说明书中。 基于之前使用印制版使用说明书的种种经验，人们对发展移动文档提出了许多要求。以下将列出移动文档的主要功能。

可用性和导航功能——流程过时不是促使航空公司以电子发布方式向驾驶舱和客舱员工提供信息的唯一原因。事实上，无纸化文档不仅可以显著减轻重量，还有助于降低燃油成本。此外，便于员工更迅速地访问所需信息也同样重要。现在，员工无需在数千页材料中费力查找，就可立即获得信息。

个性化——TUIfly 机组由不同配置组成。因此，对移动文档的另一要求是，在运行时间内动态筛选使用说明书，只显示与机组成员所在飞机相匹配的信息。驾驶舱和客舱机组成员选择飞机注册码（与汽车上的编号铭牌相似），并通过点击按钮获得一个与指定机型相匹配的手册。

可视化显示变更内容——如果定期更新使用说明书，需要告知用户哪个部分、哪些内容出于什么原因被修订。如果是印刷版使用说明书，需通过修订栏在航空文档中进行修订，在页面旁边显示出文档哪些位置有改动。另外，还会用专门的内容目录列出变更内容、变更时间及其页码。

如果是电子出版物，则应按完全不同的功能原理进行修订。应将用户准确引导至变更内容所在位置。用户只需点击一下按钮，即可查看变更内容。对改动位置进行标记，可再次查看已删除页面并将其标记为已删除。用户也是需点击一下按钮即可查看变更原因。

注释和交叉引用——使用说明书在航空领域是使用率极高的工作工具，特别是对驾驶舱机组人员而言。他们在航行前准备和航行过程中均会使用说明书。因此，印刷版使用说明书中总是写满了备注和注释。但每次发行新版使用说明书后，这些个人注释就会流失。就这一点而言，核心要求不仅在于让用户可以创建注释和书签，还必须在每次更新之后保留注释和书签。

如果一部电子出版物由若干使用说明书组成，则交叉引用不仅存在于使用说明书以内，也存在于使用说明书之间。这里所讨论的各项要求清楚表明，简单地用 PDF 文档代替印刷版使用说明书无法满足这些要求。航空领域更需要以特定前提为基础的现代化电子发布手段。

TUIfly 所具备的前提条件近乎理想。它已经开始使用 XML 编辑系统 TCToolbox von Ovidius 创建各种公司内部使用说明书。因此，信息不仅呈结构化分布，而且不受传播媒介和发布渠道的影响。基于强大的语义 DTD，可以实现航空公司特有的访问、搜索和筛选功能。在发布流程中集成一个比较工具，可以在使用说明书中标注出不同于旧版使用说明书的所有变更内容。

首先，必须在一个基于 Windows 的设备上装配移动文档，该设备被固定安装在飞机驾驶舱中，另外还有 TUIfly 内联网。因此，既有可增量更新的线下出版物，也有线上出版物。在决定为所有航飞人员配备个人 iPad 之后，就又多了一个发布渠道。现在，TUIfly 可以一并创建适用于三个渠道的出版物。机组成员自动获取更新信息和新版本信息，并可在其终端设备上接收当前数据。

插图 2：iPad 上包含内容更新提示的使用说明书界面 来源：Torsten Machert

整个流程以 EB.Suite 软件为基础，将使用生产组件 EB.Compiler 创建包含若干使用说明书的电子出版物。 在这种情况下，一部电子出版物相当于一个包含若干使用说明书的书库，并且需对分别面向驾驶舱和客舱机组人员的书库进行区分。 TUIfly 会立即将所生成的书库发布在内联网上，并对飞机内的使用说明书进行更新，同时提供可在 iPad 上使用的数据包。 整个过程需经得起复审，且只可以进行符合逻辑的修订。增量更新自动按正确顺序与当前数据混合。

正如前面所说，EB.Compiler 是核心工具，同时也是一个应用程序生成器。EB.Compiler 基本知道如何能为基于 Windows、iOS 和 Android 的设备创建应用程序。在 EB.Compiler 的帮助下可以建立标准化、工业化生产流程，如 TUIfly 案例所示，需要在任意时间为一个或所有提到的操作系统创建有关任意内容的出版物。 出版物发布渠道受三种运行环境支持：EB.2go 是一款经典的 Windows 应用程序，EB.4web 是适用于所有在线出版物的应用服务器，EB.4app 则是 iOS 和 Android 的原生应用程序。

首先，与每个 IT 项目一样，在项目开始时创建要求规范。在此过程中，大家对该应用程序在公司内部的显示图像进行了探讨和规定。但重点在于明确应提供哪种功能原理，并且如何通过源数据结构为该功能原理提供支持。与大多数电子出版物一样，功能原理的可行性在很大程度上取决于初始数据所带来的各种可能性。 其次，是确定生产和流通过程。飞机上的内容更新流程不同于飞行员个人终端设备上的内容更新流程。 最后，对于哪些人可以访问哪些内容进行界定。因为并不是所有拥有这款应用程序的人员都有权访问全部内容。这就需要使用另一个组件 EB.PublicationManager。这款 Web 应用程序可控制用户的访问权限，因此可使用该软件管理用户和角色，并保存所有通过互联网传播的出版物包。

接下来就是推进把所有拟发布结构转换为 EB.Suite 自有 XML 结构的流程，并开发用户界面。剩余工作则由上述 EB.Suite 组件来完成。总的来说，从首次要求规范研讨会到最终交付客户，这个项目持续了约三个月。

TUIfly 使用电子出版物使其创建和使用流程变得更加简单、有效，可以快速找到所需信息并迅速完成使用说明书更新。 可随时生成、发布适用于不同渠道和设备的应用程序。相对于传统纸质文档而言，修订周期不再局限于固定期限。什么时候需要，就什么时候向全体员工提供最新信息。