以适于翻译为原则进行编写

技术文档的源文和所有的目标语言都必须满足高质量要求，因为所有目标国的技术设备用户都要求有用其母语编写的全面的文档。如果没有满足该要求，产品的接受度将下降，并且将很难在新市场站稳脚跟。最晚在欧盟出台更严格的产品与厂商责任法规之后，大部分企业意识到了高品质的技术文档与形象和成本的关系。因此，在用源语言撰写技术文档的时候就要预先采取措施，简化接下来的翻译环节。或者说：将文档国际化，为接下来的本地化做准备。

对技术文档的要求

但不仅是质量保障方面的因素要求我们在编写文本的时候就考虑接下来的翻译问题。另外一个重要的原因是不断增加的翻译量，令改善工作流程以节省时间和降低翻译成本成为迫切的需要。文档通常不仅要翻译成一两种语言，而是同时要做成 20 甚至更多的语言。另外，随着产品复杂度的提高，单个文档的规模也在急剧扩大，包含数百或者上千页的情况也不在少数。
另外经常被忽视的一点是，翻译过程的复杂性。专业的翻译不仅需要语言知识，还需要技术、文化和法律知识。因此现在人们通常将其称为本地化。也就是说，根据相应的目标文化，从语言、文化和法律方面调整文档。
源文本的作者能做什么来减轻本地化的负担呢？他们编写的文本应该是易于理解的，表述与布局应该是一致的，尽量不包含任何特有的文化内容。

可理解性

文本的可理解性是其可翻译性的基本前提。如果一个译员无法理解一个文本，他也就无法将其翻译出来。
由于可理解性对技术文档的最终用户也具有重要意义，所以这里没有任何额外的要求，译员就纯粹是个特别认真的读者。
一般情况下，企业都有一个编辑指南，禁止出现会导致理解障碍的句法结构，建议采用能增进理解的结构。此外，指南中也会包含关于文本结构和分段、文档类型和文本种类惯例以及正字法方面的规则。指南在选词方面也会加以规定，或者至少提示采用术语数据库中允许使用的术语。

检查方法

要监督这些规则的遵守情况，技术编辑需要一个审校员或者审校设备。审校设备即所谓的受控语言检查装置（Controlled-Language-Checker，CLC），通过一个界面与具体作者的编者相连。编者创建一个文本或者文本片段之后，就可以立即对其进行正字法、语法检查，以及检查文本是否符合规定的术语和风格规范。
CLC 会对违反规则的情况进行提示，正常情况下会显示错误说明，可能的话甚至还会提供具体的修改建议，作者可以接受或者拒绝这些建议 - 图 1 和 2。
这两个屏幕截图来自两个专门为技术编辑的文本而开发的程序：“acrolinx IQ Suite”和“CLAT”。两个程序均用于检查不同的语言，并且可提供不同语言的用户界面。

 
图 1：语法错误 – CLAT 的错误报告

图 2：术语错误 – acrolinx 的错误报告

一致性

一致性或者标准化可以从三个层面实现：词、句和文本，见图 3。

图 3：用以保证一致性的标准化层次
当然，一致性本身并非目标。只有采用了合适的表达，一致性才有意义。不合适的表达或者格式编排既无法让文本更容易理解，也无法让其更容易翻译，即使它们在用法上具有一致性也没用。也就是说，目标要表述准确：前后一致地使用合适的表达与格式编排。
尤其是词和句层面上的一致性，在采用翻译记忆系统（TMS）的专业翻译环境中是一个不可或缺的前提。只有表述一致的文本在 TMS 中才会有高匹配率，才能降低翻译成本，同时提高翻译质量。如果作者修改其源文本的表述，将产生额外的翻译投入，从而导致成本增加。
例：TMS 中保存了以下句段，及其 15 种目标语言的译文：“启动之前仔细阅读使用说明书。”现在，如果相同的内容在新版本或者另一个设备中采用新的表述，例如“在启动之前请仔细阅读该说明书”，该句子就需要重新翻译成所有的目标语言，因为 TMS 无法从保存的句段中提供结果，最多只能提供相似度非常低的模糊匹配。如果每个词的价格为大约 20 欧分，那么光是这个句子就会产生 27 欧元的额外成本。如果使用最初的表述方式，则这一成本就节省下来了。
在以下情况中，技术文档表述不一致的现象会更突出：当较大的编辑团队，甚至可能在不同的地点共同编写相同的文档时，当没有明确的语言规定时，或者当这些规定太过于广泛，编辑人员无法记住所有的书写和术语规范时。
和保证可理解性一样，为了保证一致性，要使用相似的方法和工具：检查过的语言或者其它形式的语言检查，例如编辑指南，监督表述形式和用词。通过审校员或者借助受控语言检查装置（Controlled-Language-Checker）监督这些规范的遵守情况。除了这项语言质量保障措施之外，还可以采用其它工具提高一致性，例如采用内容管理系统，在有专业的结构规划、模块化和标准化处理的前提下，它能保证高重复利用率。或者采用所谓的编辑记忆系统（ Authoring-Memory-System），提示作者注意已存在的句子，从而提高句段层面的重复利用率。

避免特有的文化内容

源文本应该避免包含国家、文化或者语言特有的细节，因为使用这些细节通常是不必要的，根据目标文化对其进行调整非常费时。但是，作者经常并不清楚其文本是否有文化或者语言烙印，或者他们不同的创作决定是否会导致出现本地化问题。可能会出现问题的方面有

• 符号
• 插图
• 阅读方向
• 颜色
• 长度

符号

由于符号的产生通常都与具体的文化概念相关，或者暗示了源文化的熟悉领域，所以它们是本地化的难题。图 4 是软件领域的几个示例 [1]。

图 4：符号的本地化问题
在德语版的软件中，数据中转站的符号和美国原版的一样，都是一个剪贴板。但是“数据中转站”这个名称是怎么和剪贴板的形象联系起来的呢？此外，剪贴板这个东西在德国并不像在美国那样被广泛使用。
用房子图形来代表开头或者开始，也不是很容易令人理解的，因为其英语名称 “home”并非能够让人产生直观的联想。另外，用户也只有知道英语 “table” 的两个含义：一个是桌子，一个是表格，才能理解插入表格时为什么要点击桌子符号。

插图

要降低翻译花费，一个一般来说适用的要求是：少用文字，多用图。但是图片也并非总是能够合理地取代文字。特别是在阐述复杂过程的时候，这么做就会带来问题。例如，要什么样的图片才能体现“按下按钮，直到感觉到轻微的阻力为止”这一说明？
即使图片能够很好地表现具体的情况，要在国际层面上使用的话，也必须经过深思熟虑。也就是说，只有当图片不具有文化属性，即可以在所有目标国家使用并且无需针对每个目标市场进行修改或者重新制作的时候，用图片取代文本才有意义，才能降低成本。要达到这一要求并不容易，因为很多我们觉得理所当然的东西，在其它文化的人看来却并非如此。
因此，如何表现人就可能成为第一个问题：这个人应该或者可以是哪个性别的？哪种皮肤颜色？什么年龄段？毕竟要让所有目标国家中的信息接收者都具有同样的感受。在西欧地区不引人注目的服饰，在阿拉伯或者非洲国家却可能造成误解。姿态和一些身体部分同样也不应该展现出来，尤其是手和眼睛，因为它们经常会引发令人反感的或者冒犯性的联想。
但不仅是表现人体可能会造成问题，技术性物品在不同文化中也经常是有区别的 - 图 5。
 
图 5：美国式和德国式的插头

阅读方向

另外一个问题是不同的阅读方向。在德语源文中，包含步骤说明的图片从左往右排列是完全理所当然的事。但这一排列方向在阿拉伯语或者希伯来语文本中却是不可接受的，编上序号也不行。这样的话，要么必须编辑图片顺序，但这样会给本地化工作带来困难，要么在源文本中就要将图片从上往下排，因为这种顺序对两种阅读方向来说都可以。

颜色

颜色选择是文本和产品设计的一个重要元素。很多颜色在具体的文化中是含义的，使用错误的话可能会造成误解、惹人生气，甚至可能令产品形象受损。

长度

不同的语言有不同的长度。也就是说：在表达同一件事情的时候，语言 A 比语言 B 需要更多的符号。英语和德语相对较短，但相反的是，拉丁语系就需要明显更多的字符。
如果没有采用 CMS，而是通过 DTP 编排版面，则在设计源文本的时候就要考虑这一情况。例如，为了让内容始终出现在相同的页面上并且无需重新编排格式，可以在短的源语言中加入空白位置。
尤其是在表格或者软件界面的名称中，前瞻性的格式编排与表述具有重要作用，否则若要将目标文本“挤”入规定的格式中，经常会出现一些无法理解的缩写。

总结

技术文档的质量是一个需要认真对待的经济因素。文档采用的是哪种语言并不重要。
技术编辑人员可以根据翻译要求来设计其文本，从而避免很多问题并节省成本。因此，他们将与本地化负责人紧密合作。此外，在技术编辑人员的培训中，“多语言与翻译”这一主题的重要性越来越突出 [2]。
技术编辑人员虽然本身并非翻译人员，但必须清楚他们的文本接下来要怎么处理。只有准确地了解本地化流程和翻译流程并且对跨文化问题具有敏感性，他们才能采取前瞻性的、合适的措施。

参考文献
[1] Schmitz, K.-D. (2005):软件的国际化与本地化。见：软件本地化入门，第 1-18 页。图宾根。
[2] Drewer, P.; Ziegler, W. (2009):技术文档，维尔茨堡。